Meilensteine zur Implementierung eines Umweltmanagementsystems

Von der Vorbereitung bis zur externen Zertifizierung bzw. Validierung und Registrierung

eine Übersicht von Dr. Ulrich Größmann

Vorbereitung

  • Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Umweltmanagementsystems
  • Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
  • Prüfen von Fördermöglichkeiten für das Unternehmen
  • Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
  • Festlegung des Projektteams und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
  • Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
  • Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
  • Mitglieder des Projektteams bezüglich der EMAS- bzw. Normanforderungen schulen
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Projektteam, externem Berater („Kickoff-Meeting“)

Bestandsaufnahme (Umweltprüfung)

  • Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
  • Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Meistern, Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Projektteam und externem Berater
    • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Umweltrelevanz durchführen
    • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
    • Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems
    • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
  • Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen umweltrelevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Ergebnisse von Messungen / Analysen etc.)
  • Erstaufnahme der betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
  • Ermitteln der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen durch Stoff- und Energieströme
  • Ermitteln der Risikopotentiale unter Berücksichtigung normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
  • Erfassen der vorhandenen Umweltschutzmaßnahmen und -vorrichtungen
  • Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Verordnung / Norm
  • Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Satzungen, technischen Regeln, sowie von Selbstverpflichtungen (z.B. der Branche) etc. ("bindende Verpflichtungen")
    • Entwickeln eines Umweltrechtskataster
    • Feststellen des Genehmigungsbestands von anzeige- und genehmigungsbedürftigen Anlagen
    • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
    • Abgleich der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
    • Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
    • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

Bewertung

  • Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung/Detailplanung weiterer Schritte
  • Bewerten der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen (Signifikanzbewertung z.B. gemäß einer ABC-Bewertung zur Ableitung der bedeutenden Umweltaspekte und Umweltauswirkungen)
  • Bewerten der produktbezogenen Umweltaspekte unter Berücksichtigung des Produktlebensweges
  • Risikobetrachtung der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen gemäß normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
  • Ermitteln der Risiken und Chancen aus der Kontext- und Stakeholder-Analyse sowie der bindenden Verpflichtungen
  • Bewerten der vorhandenen Umweltschutzmaßnahmen und -vorrichtungen im Hinblick auf die festgestellten Umweltaspekte und Umweltauswirkungen
  • Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale (Risiken und Chancen) an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen des Handlungsbedarfs

Umweltmanagementsystem entwickeln

Umweltpolitik, Umweltziele, Umweltprogramm (Maßnahmeplan)

  • Betriebliche Umweltpolitik formulieren
  • Ableiten von Umweltzielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
  • Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen, d.h. Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Umweltprogramm
  • Umweltpolitik, Umweltziele und Umweltprogramm durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen
  • Erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
    • Generelle Informationen über die Funktionsweise eines Umweltmanagementsystem sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im Umweltmanagementsystem
    • Vorstellen der Umweltpolitik, der Umweltziele und des Umweltprogramms
  • Umweltmanagementprogramm umsetzen
    • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen
    • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Reduzierung der Wasser- und Energie-verbräuche, Abfallverminderungs- bzw. vermeidungsmaßnahmen etc.
  • Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Umweltprogramms einrichten
    • Festlegen von Kennzahlen für Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, die bedeutende Auswirkungen auf die Umwelt haben
    • Kennzahlen ermitteln und überwachen

Konzipieren der betrieblichen Umweltschutzorganisation

  • Organisationsstruktur festlegen
    • Bestellung der Beauftragten (falls noch nicht geschehen)
    • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verantwortliche Personen – z.B. Produktionsleiter, Umweltschutzbeauftragter, Anlagenverantwortliche) im Umweltmanagementsystem
    • Schlüsselpositionen des Umweltmanagementsystems im Organigramm ausweisen
    • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
  • Schulungen durchführen
    • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln und die
      nötigen Aus- und Weiterbildungs-maßnahmen einleiten
    • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
    • Angemessenes Wissen und Können für die verantwortlichen Personen sicherstellen
  • Kommunikation intern / extern
    • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Information schaffen (Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚SchwarzenBrett’ etc.)
    • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Behörden, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Nachbarn) schaffen
  • Notfallmanagement
    • Ermitteln möglicher Unfälle (Verletzungen, Vergiftungen), Notfallsituationen (Feuer, Explosionen, Austreten gefährlicher Flüssigkeiten oder Gase), natürliche Katastrophen (Überflutungen, Erdbeben)
    • Planung angemessener Reaktionen auf Unfall- und Notfallsituationen zur Verhinderung oder Begrenzung von Umweltauswirkungen

Managementdokumentation ("dokumentierte Information") erstellen

  • Schnittstellen zum Qualitätsmanagement und zur Arbeitssicherheit definieren
  • Dokumentation des betrieblichen Umweltschutzes in einem Umweltmanagement-Handbuch bzw. in einem gemeinsamen Qualitätsmanagement-/Umweltmanagement-Handbuch
  • Anpassen vorhandener Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitätsmanagement
  • Erstellen von Umweltverfahrens- und Umweltarbeitsanweisungen (wenn ihr Fehlen zu einer Abweichung von der Umweltpolitik, von den Umweltzielen und von den umweltrechtlichen Forderungen führen würde)
  • Erstellen von Formblättern zum Nachweis
  • Erstellen gesetzlich vorgeschriebener Dokumentation, z.B. Emissionskataster nach BImSchG, Abfallbilanzen nach Kreislaufwirtschaftsgesetz, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffkataster nach Gefahrstoffverordnung etc.
  • Festlegung der Dokumentenlenkung
  • Bereitstellen der Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für Änderungen und Löschung der Dokumente)

Umweltmanagementsystem in Kraft setzen

  • Das Umweltmanagementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

Umweltbetriebsprüfung / Internes Audit

  • strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
  • Ziele und Umfang der Umweltbetriebsprüfung festlegen (Auditplan erstellen)
  • Betriebsbegehung
  • Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den Sollvorgaben
  • Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen
  • Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung und den Bereichsverantwortlichen
  • Erstellen eines Auditberichts
  • Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen

Management-Review

  • Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Management-Review
  • Review (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
  • Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
  • Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der Umweltpolitik, neue Umweltziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

Vorbereitung zur externen Zertifizierung

  • Erstellen der Umwelterklärung (für Umweltmanagement gem. EMAS)
  • Auswahl des Gutachters / Zertifizierers
  • Validierung der Umwelterklärung / Zertifizierung des Umweltmanagementsystems
  • Registrierung einleiten (für Umweltmanagement gem. EMAS)

Verbesserungsmaßnahmen (KVP) einrichten

  • Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Merkmale der umweltrelevanten betrieb­lichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
  • Bei Abweichungen von der Umweltpolitik, den Umweltzielen und den umweltrechtlichen Forderun­gen Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und für Maßnahmen zur Begrenzung der Umweltauswirkungen festlegen)
  • Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den Umweltzielen
  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
    • Kennzahlen fortschreiben und eventuell anpassen
    • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
    • Betriebliches Umweltinformationssystem (BUIS) etablieren
  • Standardisierung der Datenerhebung
  • Einrichten eines regelmäßig tagenden Umweltzirkels bzw. Einbezug des Umweltthemas in einen bestehenden Arbeitsschutzausschuss

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