Meilensteine zur Implementierung eines Energiemanagementsystems

Von der Vorbereitung bis zur externen Zertifizierung bzw. Validierung und Registrierung

eine Übersicht von Dr. Ulrich Größmann

Vorbereitung

  • Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Energiemanagementsystems
  • Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
  • Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
  • Festlegung des Energieteams und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
  • Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
  • Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
  • Mitglieder des Energieteams bezüglich der Normanforderungen ISO 50001 schulen
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Betriebsrat, Energieteam, externer Berater („Kickoff-Meeting“)

Bestandsaufnahme (Zustandserhebung)

  • Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
  • Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Energieteam und externem Berater
    • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Energierelevanz durchführen
    • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
    • Festlegen der Bilanzgrenzen und des Anwendungsbereichs des Energiemanagementsystems
    • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
  • Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen energierelevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Ergebnisse von Messungen / Analysen etc.)
  • Erstaufnahme aller energierelevanten betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
  • Ermitteln der Grundlagendaten durch Energieverbräuche und Energieströme
    • Energieformen (Gas, Heizöl, Strom, Fernwärme (-kälte), Benzin/Diesel für Fuhrpark und Stapler, selbst erzeugte Energie (Solar…, Druckluft, Wärme, Kühlwasser etc.))
    • Energieabgabe (Fernwärme, Kühlwasser, Strahlungswärme, diffuse Wärme etc.)
    • Energieanalyse
      • Energie-Input (monatl. bzw. quartalsweise Erfassung für mindestens drei Jahre rückwirkend)
      • Energieträger ermitteln (und Primärenergieträger für Strom und Fernwärme)
      • Einflussfaktoren ermitteln (Produktionsleistung, Maschinenauslastung, Wartung, Schicht­regelung, Außentemperaturen)
      • Lastganganalysen erstellen
    • Energieverbraucher feststellen (Anlagen, Gebäude, Verbrauchergruppen (z.B. Beleuchtung))
    • Erfassen der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Energiemesseinrichtungen
      • Bewertungsplan erstellen (Messstellenkonzept)
      • Genauigkeit der Messeinrichtungen bewerten (Aufnahme in Prüfmittelüberwachung)
      • Ggf. neue Messeinrichtungen beschaffen und gemäß dem Messstellenkonzepts einsetzen
    • Erhebung der Leistungsdaten aller energierelevanten Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
    • Ermittlung der Laufzeiten der Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
  • Erfassen und Bewerten der Bausubstanz
    • Flächen und Volumina der beheizten/gekühlten Gebäude(-teile) unterteilt in Produktion, Lager, Verwaltung
    • Bewertung der Dämmung, Verschattung, Fenstersubstanz, Beleuchtungs-, Heiz-, Kühl- und Druckluftsysteme sowie der dazugehörigen Steuerung bzgl. Stand der Technik
    • Ggf. Infrarot-Aufnahmen (Thermografie) an beheizten/gekühlten Gebäuden(-teilen) / Hallen, Feststellen von Wärme-/Kältebrücken
  • Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Norm ISO 50001
  • Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Satzungen, technischen Regeln sowie von Selbstverpflichtungen (z.B. der Branche) etc. („bindende Verpflichtungen“).
    • Entwickeln eines Energierechtskataster (europäische, bundesdeutsche und landesrechtliche sowie kommunale Regelungen)
    • Feststellen des Genehmigungsbestands von anzeige- und genehmigungsbedürftigen Anlagen (z.B. nach BImSchG)
    • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
    • Abgleich des Energieeinsatzes, Energieverbrauchs und der Energieeffizienz mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
    • Festlegen der Zuständigkeiten im Unternehmen und Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
    • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

Bewertung

  • Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung / Detailplanung weiterer Schritte
  • Darstellung der Energieflüsse mittels eines Sankey-Diagramms
  • Bewerten der Grundlagendaten und des Flussdiagramms (Signifikanzbewertung z.B. gemäß einer ABC-Bewertung unter Berücksichtigung der wesentlichen Einflussfaktoren)
  • Bewerten der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Messvorrichtungen im Hinblick auf die festgestellten Einflussfaktoren
  • Erstellen eines Energieberichts, Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen des Handlungsbedarfs
  • Festlegen der energetischen Ausgangsbasis

Energiemanagementsystem entwickeln

Energiepolitik, Energieziele, Energieaktionsplan

  • Betriebliche Energiepolitik formulieren (d.h. den Arbeitsentwurf überarbeiten)
  • Ableiten von Energiezielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
  • Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen sowie Methoden zu Prüfung der Verbesserung und Zielerreichung
  • Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Energieaktionsplan
  • Energiepolitik, Energieziele und Energieaktionsplan durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen (die Energiepolitik betriebsintern bekanntgeben)
  • erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
    • generelle Informationen über die Funktionsweise eines Energiemanagementsystems sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im Energiemanagementsystem
    • Vorstellen der Energiepolitik, Energieziele und des Energieaktionsplan
  • Energieaktionsplan umsetzen
    • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen, insbesondere bzgl. des Nutzerverhaltens
    • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Optimierung von Maschinen und Anlagen, (Heizung, Lüftung, Beleuchtung, Klima, Dämmung etc.)
  • Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Energieaktionsplans einrichten
    • Festlegen von Energiekennzahlen für Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz (Energy Performance Indicators, EnPIs)
    • EnPIs ermitteln und überwachen (Energie-Controlling)
    • Vergleichen der EnPIs mit der energetischen Ausgangsbasis
    • Nachweis der Umsetzung (Energieeinsparung) sicherstellen

Konzipieren der Energiemanagementorganisation (Aufbauorganisation)

  • Organisationsstruktur festlegen
    • Bestellung des Energiemanagers und ggf. der Energiebeauftragten (falls noch nicht geschehen)
    • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verantwort­liche Personen – z.B. Energiemanager, Produktionsleiter, Energiebeauftragte, Instandhaltungs­leiter, Anlagenverantwortliche) im Energiemanagementsystem
    • Energiemanager und Energiebeauftragte im Organigramm ausweisen
    • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
    • Regelmäßige Tagung (z.B. quartalsweise) des Energieteams sicherstellen
  • Schulungen durchführen (inkl. Bewertung der Schulung)
    • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln (Schulungsplan erstellen) und die nötigen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen einleiten
    • Angemessenes Wissen und Können der Energieverantwortlichen im Unternehmen sicherstellen und ggf. durch entsprechende (externe) Schulungen qualifizieren
    • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
    • Mitarbeiter auf energierelevante Prozesse sowie auf Energieziele und -aktionspläne hinweisen
    • Mitarbeiter auf betriebliches Vorschlagswesen (BVW) hinweisen
  • Kommunikation intern / extern
    • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Infor­mation schaffen (Inter- und Intranet, Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚Schwarzen Brett’ etc.)
    • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Energieversorger, Behörden, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Nachbarn) schaffen
    • Externe Personen (z.B. Dienstleister, Fremdfirmenmitarbeiter, Subunternehmer) informieren
  • Notfallmanagement
    • Für die Planung von Eventualfällen oder Notfallsituationen oder möglichen Katastrophenfällen, einschließlich Beschaffung von Einrichtungen, darf das Unternehmen wählen, ob sie die energie­bezogene Leistung bei der Festlegung des Verhaltens in solchen Situationen mit einbezieht.

Managementdokumentation ("dokumentierte Information") erstellen

  • Schnittstellen zum Qualitäts- und Umweltmanagement sowie zur Arbeitssicherheit definieren
  • Dokumentation des Energiemanagements in einem Energiemanagement-Handbuch bzw. in einem gemeinsamen Qualitäts-/Umwelt-/Energiemanagement-Handbuch
  • Anpassen vorhandener Verfahrens-/Prozess- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitäts- und/oder Umweltmanagement
  • Erstellen von Energieverfahrens-/Energieprozess- und Energiearbeitsanweisungen zu
    • Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten
    • wesentlichen Energieeinsatzbereichen (Heizung/Heizzyklen, Anlagenfahrweise, Gebäude­management, Fuhrparkbetrieb etc.)
    • Bereiche, bei denen ein Fehlen einer Anweisung zu einer Abweichung von internen oder externen Vorgaben führt oder führen könnte
    • Auslegung von neuen, veränderten oder renovierten Standorten, Anlagen, Produktionslinien, Systemen
    • Beschaffung von Energiedienstleistungen, Produkten, Einrichtungen und Energie
  • Erstellen von Formblättern zur Nachweisführung
  • Festlegung der Dokumentenlenkung (Übernahme der Dokumentenlenkung aus dem QM- und/oder UM-System), ggf. Auswahl eines Dokumentenlenkungssystems; gilt auch für Aufzeichnungen
  • Bereitstellen der (Energie-)Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für das Erstellen, Ändern, Lesen und Löschung der Dokumente)

Kontroll-und Korrekturmaßnahmen installieren

  • Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Merkmale der energierelevanten betrieb­lichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
  • Bei Abweichungen von den Energiezielen, Energieaktionsplänen und den energierechtlichen Forderungen sind Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und Korrekturmaßnahmen sind festzulegen)
  • Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den Energiezielen

Internes Audit / "Compliance Audit"

  • strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
  • Ziele und Umfang des internen Audits festlegen (Auditplan erstellen)
  • Auditdurchführung (Eingangsgespräch, Betriebsbegehung, Abschlussgespräch)
  • Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den internen Sollvorgaben und Rechtsvorschriften („Compliance Audit“)
  • Erstellen eines Auditberichts
  • Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen, Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen

Management-Review

  • Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Managementbewertung
  • Bewertung (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
  • Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
  • Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der Energie­politik, neue Energieziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

Verbesserungsmaßnahmen (KVP) einrichten

  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
    • Kennzahlen fortschreiben und ggf. anpassen
    • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
  • Standardisierung der Datenerhebung
  • Einrichten eines regelmäßig tagenden Energieteams bzw. Einbezug des Energiethemas in einen bestehenden Umweltzirkel

Energiemanagement in Kraft setzen

  • Das Energiemanagementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

Externe Zertifizierung

  • Auswahl des Zertifizierers
  • Zertifizierungsaudit Stufe 1 des Energiemanagementsystems
  • Ggf. Anpassung des Systems gem. den Hinweisen des Zertifizierers
  • Zertifizierungsaudit Stufe 2
  • Auszeichnung des Unternehmens mit dem Zertifikat

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