Meilensteine zur Implementierung eines Energiemanagementsystems

• Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Energiemanagementsystems
• Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
• Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
• Festlegung des Energieteams und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
• Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
• Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
• Mitglieder des Energieteams bezüglich der Normanforderungen ISO 50001 schulen
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Betriebsrat, Energieteam, externer Berater („Kickoff-Meeting“)

• Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
• Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Energieteam und externem Berater
  • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Energierelevanz durchführen
  • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
  • Festlegen der Bilanzgrenzen und des Anwendungsbereichs des Energiemanagementsystems
  • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
• Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen energierelevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Ergebnisse von Messungen / Analysen etc.)
• Erstaufnahme aller energierelevanten betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
• Ermitteln der Grundlagendaten durch Energieverbräuche und Energieströme
  • Energieformen (Gas, Heizöl, Strom, Fernwärme (-kälte), Benzin/Diesel für Fuhrpark und Stapler, selbst erzeugte Energie (Solar…, Druckluft, Wärme, Kühlwasser etc.))
  • Energieabgabe (Fernwärme, Kühlwasser, Strahlungswärme, diffuse Wärme etc.)
  • Energieanalyse
    • Energie-Input (monatl. bzw. quartalsweise Erfassung für mindestens drei Jahre rückwirkend)
    • Energieträger ermitteln (und Primärenergieträger für Strom und Fernwärme)
    • Einflussfaktoren ermitteln (Produktionsleistung, Maschinenauslastung, Wartung, Schicht­regelung, Außentemperaturen)
    • Lastganganalysen erstellen
  • Energieverbraucher feststellen (Anlagen, Gebäude, Verbrauchergruppen (z.B. Beleuchtung))
  • Erfassen der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Energiemesseinrichtungen
    • Bewertungsplan erstellen (Messstellenkonzept)
    • Genauigkeit der Messeinrichtungen bewerten (Aufnahme in Prüfmittelüberwachung)
    • Ggf. neue Messeinrichtungen beschaffen und gemäß dem Messstellenkonzepts einsetzen
  • Erhebung der Leistungsdaten aller energierelevanten Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
  • Ermittlung der Laufzeiten der Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
• Erfassen und Bewerten der Bausubstanz
  • Flächen und Volumina der beheizten/gekühlten Gebäude(-teile) unterteilt in Produktion, Lager, Verwaltung
  • Bewertung der Dämmung, Verschattung, Fenstersubstanz, Beleuchtungs-, Heiz-, Kühl- und Druckluftsysteme sowie der dazugehörigen Steuerung bzgl. Stand der Technik
  • Ggf. Infrarot-Aufnahmen (Thermografie) an beheizten/gekühlten Gebäuden(-teilen) / Hallen, Feststellen von Wärme-/Kältebrücken
• Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Norm ISO 50001
• Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Satzungen, technischen Regeln sowie von Selbstverpflichtungen (z.B. der Branche) etc. („bindende Verpflichtungen“).
  • Entwickeln eines Energierechtskataster (europäische, bundesdeutsche und landesrechtliche sowie kommunale Regelungen)
  • Feststellen des Genehmigungsbestands von anzeige- und genehmigungsbedürftigen Anlagen (z.B. nach BImSchG)
  • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
  • Abgleich des Energieeinsatzes, Energieverbrauchs und der Energieeffizienz mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
  • Festlegen der Zuständigkeiten im Unternehmen und Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

• Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung / Detailplanung weiterer Schritte
• Darstellung der Energieflüsse mittels eines Sankey-Diagramms
• Bewerten der Grundlagendaten und des Flussdiagramms (Signifikanzbewertung z.B. gemäß einer ABC-Bewertung unter Berücksichtigung der wesentlichen Einflussfaktoren)
• Bewerten der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Messvorrichtungen im Hinblick auf die festgestellten Einflussfaktoren
• Erstellen eines Energieberichts, Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
• Festlegen des Handlungsbedarfs
• Festlegen der energetischen Ausgangsbasis

Energiepolitik, Energieziele, Energieaktionsplan

• Betriebliche Energiepolitik formulieren (d.h. den Arbeitsentwurf überarbeiten)
• Ableiten von Energiezielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
• Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen sowie Methoden zu Prüfung der Verbesserung und Zielerreichung
• Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Energieaktionsplan
• Energiepolitik, Energieziele und Energieaktionsplan durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen (die Energiepolitik betriebsintern bekanntgeben)
• erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
  • generelle Informationen über die Funktionsweise eines Energiemanagementsystems sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im Energiemanagementsystem
  • Vorstellen der Energiepolitik, Energieziele und des Energieaktionsplan
• Energieaktionsplan umsetzen
  • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen, insbesondere bzgl. des Nutzerverhaltens
  • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Optimierung von Maschinen und Anlagen, (Heizung, Lüftung, Beleuchtung, Klima, Dämmung etc.)
• Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Energieaktionsplans einrichten
  • Festlegen von Energiekennzahlen für Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz (Energy Performance Indicators, EnPIs)
  • EnPIs ermitteln und überwachen (Energie-Controlling)
  • Vergleichen der EnPIs mit der energetischen Ausgangsbasis
  • Nachweis der Umsetzung (Energieeinsparung) sicherstellen

• Organisationsstruktur festlegen
  • Bestellung des Energiemanagers und ggf. der Energiebeauftragten (falls noch nicht geschehen)
  • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verantwort­liche Personen – z.B. Energiemanager, Produktionsleiter, Energiebeauftragte, Instandhaltungs­leiter, Anlagenverantwortliche) im Energiemanagementsystem
  • Energiemanager und Energiebeauftragte im Organigramm ausweisen
  • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
  • Regelmäßige Tagung (z.B. quartalsweise) des Energieteams sicherstellen
• Schulungen durchführen (inkl. Bewertung der Schulung)
  • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln (Schulungsplan erstellen) und die nötigen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen einleiten
  • Angemessenes Wissen und Können der Energieverantwortlichen im Unternehmen sicherstellen und ggf. durch entsprechende (externe) Schulungen qualifizieren
  • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
  • Mitarbeiter auf energierelevante Prozesse sowie auf Energieziele und -aktionspläne hinweisen
  • Mitarbeiter auf betriebliches Vorschlagswesen (BVW) hinweisen
• Kommunikation intern / extern
  • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Infor­mation schaffen (Inter- und Intranet, Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚Schwarzen Brett’ etc.)
  • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Energieversorger, Behörden, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Nachbarn) schaffen
  • Externe Personen (z.B. Dienstleister, Fremdfirmenmitarbeiter, Subunternehmer) informieren
• Notfallmanagement
  • Für die Planung von Eventualfällen oder Notfallsituationen oder möglichen Katastrophenfällen, einschließlich Beschaffung von Einrichtungen, darf das Unternehmen wählen, ob sie die energie­bezogene Leistung bei der Festlegung des Verhaltens in solchen Situationen mit einbezieht.

• Schnittstellen zum Qualitäts- und Umweltmanagement sowie zur Arbeitssicherheit definieren
• Dokumentation des Energiemanagements in einem Energiemanagement-Handbuch bzw. in einem gemeinsamen Qualitäts-/Umwelt-/Energiemanagement-Handbuch
• Anpassen vorhandener Verfahrens-/Prozess- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitäts- und/oder Umweltmanagement
• Erstellen von Energieverfahrens-/Energieprozess- und Energiearbeitsanweisungen zu
  • Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten
  • wesentlichen Energieeinsatzbereichen (Heizung/Heizzyklen, Anlagenfahrweise, Gebäude­management, Fuhrparkbetrieb etc.)
  • Bereiche, bei denen ein Fehlen einer Anweisung zu einer Abweichung von internen oder externen Vorgaben führt oder führen könnte
  • Auslegung von neuen, veränderten oder renovierten Standorten, Anlagen, Produktionslinien, Systemen
  • Beschaffung von Energiedienstleistungen, Produkten, Einrichtungen und Energie
• Erstellen von Formblättern zur Nachweisführung
• Festlegung der Dokumentenlenkung (Übernahme der Dokumentenlenkung aus dem QM- und/oder UM-System), ggf. Auswahl eines Dokumentenlenkungssystems; gilt auch für Aufzeichnungen
• Bereitstellen der (Energie-)Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für das Erstellen, Ändern, Lesen und Löschung der Dokumente)

• Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Merkmale der energierelevanten betrieb­lichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
• Bei Abweichungen von den Energiezielen, Energieaktionsplänen und den energierechtlichen Forderungen sind Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und Korrekturmaßnahmen sind festzulegen)
• Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den Energiezielen

• strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
• Ziele und Umfang des internen Audits festlegen (Auditplan erstellen)
• Auditdurchführung (Eingangsgespräch, Betriebsbegehung, Abschlussgespräch)
• Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den internen Sollvorgaben und Rechtsvorschriften („Compliance Audit“)
• Erstellen eines Auditberichts
• Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen, Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen

• Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Managementbewertung
• Bewertung (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
• Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
• Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der Energie­politik, neue Energieziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

• Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
  • Kennzahlen fortschreiben und ggf. anpassen
  • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
• Standardisierung der Datenerhebung
• Einrichten eines regelmäßig tagenden Energieteams bzw. Einbezug des Energiethemas in einen bestehenden Umweltzirkel

• Das Energiemanagementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

• Auswahl des Zertifizierers
• Zertifizierungsaudit Stufe 1 des Energiemanagementsystems
• Ggf. Anpassung des Systems gem. den Hinweisen des Zertifizierers
• Zertifizierungsaudit Stufe 2
• Auszeichnung des Unternehmens mit dem Zertifikat