Meilensteine zur Implementierung eines Energiemanagementsystems
Von der Vorbereitung bis zur externen Zertifizierung bzw. Validierung und Registrierung
eine Übersicht von Dr. Ulrich Größmann
- Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Energiemanagementsystems
- Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
- Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
- Festlegung des Energieteams und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
- Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
- Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
- Mitglieder des Energieteams bezüglich der Normanforderungen ISO 50001 schulen
- Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Betriebsrat, Energieteam, externer Berater („Kickoff-Meeting“)
- Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
- Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Instandhaltung, (ggf. „Facility Manager“), Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
- Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Energieteam und externem Berater
- Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Energierelevanz durchführen
- Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
- Festlegen der Bilanzgrenzen und des Anwendungsbereichs des Energiemanagementsystems
- ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
- Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen energierelevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Ergebnisse von Messungen / Analysen etc.)
- Erstaufnahme aller energierelevanten betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
- Ermitteln der Grundlagendaten durch Energieverbräuche und Energieströme
- Energieformen (Gas, Heizöl, Strom, Fernwärme (-kälte), Benzin/Diesel für Fuhrpark und Stapler, selbst erzeugte Energie (Solar…, Druckluft, Wärme, Kühlwasser etc.))
- Energieabgabe (Fernwärme, Kühlwasser, Strahlungswärme, diffuse Wärme etc.)
- Energieanalyse
- Energie-Input (monatl. bzw. quartalsweise Erfassung für mindestens drei Jahre rückwirkend)
- Energieträger ermitteln (und Primärenergieträger für Strom und Fernwärme)
- Einflussfaktoren ermitteln (Produktionsleistung, Maschinenauslastung, Wartung, Schichtregelung, Außentemperaturen)
- Lastganganalysen erstellen
- Energieverbraucher feststellen (Anlagen, Gebäude, Verbrauchergruppen (z.B. Beleuchtung))
- Erfassen der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Energiemesseinrichtungen
- Bewertungsplan erstellen (Messstellenkonzept)
- Genauigkeit der Messeinrichtungen bewerten (Aufnahme in Prüfmittelüberwachung)
- Ggf. neue Messeinrichtungen beschaffen und gemäß dem Messstellenkonzepts einsetzen
- Erhebung der Leistungsdaten aller energierelevanten Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
- Ermittlung der Laufzeiten der Anlagen, Maschinen, Motoren etc.
- Erfassen und Bewerten der Bausubstanz
- Flächen und Volumina der beheizten/gekühlten Gebäude(-teile) unterteilt in Produktion, Lager, Verwaltung
- Bewertung der Dämmung, Verschattung, Fenstersubstanz, Beleuchtungs-, Heiz-, Kühl- und Druckluftsysteme sowie der dazugehörigen Steuerung bzgl. Stand der Technik
- Ggf. Infrarot-Aufnahmen (Thermografie) an beheizten/gekühlten Gebäuden(-teilen) / Hallen, Feststellen von Wärme-/Kältebrücken
- Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Norm ISO 50001
- Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Satzungen, technischen Regeln sowie von Selbstverpflichtungen (z.B. der Branche) etc. („bindende Verpflichtungen“).
- Entwickeln eines Energierechtskataster (europäische, bundesdeutsche und landesrechtliche sowie kommunale Regelungen)
- Feststellen des Genehmigungsbestands von anzeige- und genehmigungsbedürftigen Anlagen (z.B. nach BImSchG)
- Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
- Abgleich des Energieeinsatzes, Energieverbrauchs und der Energieeffizienz mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
- Festlegen der Zuständigkeiten im Unternehmen und Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
- Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften
- Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung / Detailplanung weiterer Schritte
- Darstellung der Energieflüsse mittels eines Sankey-Diagramms
- Bewerten der Grundlagendaten und des Flussdiagramms (Signifikanzbewertung z.B. gemäß einer ABC-Bewertung unter Berücksichtigung der wesentlichen Einflussfaktoren)
- Bewerten der vorhandenen Energieeffizienzmaßnahmen und Messvorrichtungen im Hinblick auf die festgestellten Einflussfaktoren
- Erstellen eines Energieberichts, Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
- Festlegen des Handlungsbedarfs
- Festlegen der energetischen Ausgangsbasis
Energiepolitik, Energieziele, Energieaktionsplan
- Betriebliche Energiepolitik formulieren (d.h. den Arbeitsentwurf überarbeiten)
- Ableiten von Energiezielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
- Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen sowie Methoden zu Prüfung der Verbesserung und Zielerreichung
- Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Energieaktionsplan
- Energiepolitik, Energieziele und Energieaktionsplan durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen (die Energiepolitik betriebsintern bekanntgeben)
- erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
- generelle Informationen über die Funktionsweise eines Energiemanagementsystems sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im Energiemanagementsystem
- Vorstellen der Energiepolitik, Energieziele und des Energieaktionsplan
- Energieaktionsplan umsetzen
- beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen, insbesondere bzgl. des Nutzerverhaltens
- anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Optimierung von Maschinen und Anlagen, (Heizung, Lüftung, Beleuchtung, Klima, Dämmung etc.)
- Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Energieaktionsplans einrichten
- Festlegen von Energiekennzahlen für Energieeinsatz, Energieverbrauch und Energieeffizienz (Energy Performance Indicators, EnPIs)
- EnPIs ermitteln und überwachen (Energie-Controlling)
- Vergleichen der EnPIs mit der energetischen Ausgangsbasis
- Nachweis der Umsetzung (Energieeinsparung) sicherstellen
- Organisationsstruktur festlegen
- Bestellung des Energiemanagers und ggf. der Energiebeauftragten (falls noch nicht geschehen)
- Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verantwortliche Personen – z.B. Energiemanager, Produktionsleiter, Energiebeauftragte, Instandhaltungsleiter, Anlagenverantwortliche) im Energiemanagementsystem
- Energiemanager und Energiebeauftragte im Organigramm ausweisen
- Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
- Regelmäßige Tagung (z.B. quartalsweise) des Energieteams sicherstellen
- Schulungen durchführen (inkl. Bewertung der Schulung)
- Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln (Schulungsplan erstellen) und die nötigen Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen einleiten
- Angemessenes Wissen und Können der Energieverantwortlichen im Unternehmen sicherstellen und ggf. durch entsprechende (externe) Schulungen qualifizieren
- Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
- Mitarbeiter auf energierelevante Prozesse sowie auf Energieziele und -aktionspläne hinweisen
- Mitarbeiter auf betriebliches Vorschlagswesen (BVW) hinweisen
- Kommunikation intern / extern
- Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Information schaffen (Inter- und Intranet, Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚Schwarzen Brett’ etc.)
- Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Energieversorger, Behörden, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Nachbarn) schaffen
- Externe Personen (z.B. Dienstleister, Fremdfirmenmitarbeiter, Subunternehmer) informieren
- Notfallmanagement
- Für die Planung von Eventualfällen oder Notfallsituationen oder möglichen Katastrophenfällen, einschließlich Beschaffung von Einrichtungen, darf das Unternehmen wählen, ob sie die energiebezogene Leistung bei der Festlegung des Verhaltens in solchen Situationen mit einbezieht.
- Schnittstellen zum Qualitäts- und Umweltmanagement sowie zur Arbeitssicherheit definieren
- Dokumentation des Energiemanagements in einem Energiemanagement-Handbuch bzw. in einem gemeinsamen Qualitäts-/Umwelt-/Energiemanagement-Handbuch
- Anpassen vorhandener Verfahrens-/Prozess- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitäts- und/oder Umweltmanagement
- Erstellen von Energieverfahrens-/Energieprozess- und Energiearbeitsanweisungen zu
- Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten
- wesentlichen Energieeinsatzbereichen (Heizung/Heizzyklen, Anlagenfahrweise, Gebäudemanagement, Fuhrparkbetrieb etc.)
- Bereiche, bei denen ein Fehlen einer Anweisung zu einer Abweichung von internen oder externen Vorgaben führt oder führen könnte
- Auslegung von neuen, veränderten oder renovierten Standorten, Anlagen, Produktionslinien, Systemen
- Beschaffung von Energiedienstleistungen, Produkten, Einrichtungen und Energie
- Erstellen von Formblättern zur Nachweisführung
- Festlegung der Dokumentenlenkung (Übernahme der Dokumentenlenkung aus dem QM- und/oder UM-System), ggf. Auswahl eines Dokumentenlenkungssystems; gilt auch für Aufzeichnungen
- Bereitstellen der (Energie-)Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für das Erstellen, Ändern, Lesen und Löschung der Dokumente)
- Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Merkmale der energierelevanten betrieblichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
- Bei Abweichungen von den Energiezielen, Energieaktionsplänen und den energierechtlichen Forderungen sind Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen zu ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und Korrekturmaßnahmen sind festzulegen)
- Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den Energiezielen
- strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
- Ziele und Umfang des internen Audits festlegen (Auditplan erstellen)
- Auditdurchführung (Eingangsgespräch, Betriebsbegehung, Abschlussgespräch)
- Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den internen Sollvorgaben und Rechtsvorschriften („Compliance Audit“)
- Erstellen eines Auditberichts
- Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen, Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen
- Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Managementbewertung
- Bewertung (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
- Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
- Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der Energiepolitik, neue Energieziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)
- Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
- Kennzahlen fortschreiben und ggf. anpassen
- Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
- Standardisierung der Datenerhebung
- Einrichten eines regelmäßig tagenden Energieteams bzw. Einbezug des Energiethemas in einen bestehenden Umweltzirkel
- Das Energiemanagementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen
- Auswahl des Zertifizierers
- Zertifizierungsaudit Stufe 1 des Energiemanagementsystems
- Ggf. Anpassung des Systems gem. den Hinweisen des Zertifizierers
- Zertifizierungsaudit Stufe 2
- Auszeichnung des Unternehmens mit dem Zertifikat
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