Meilensteine zur Implementierung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems (SGA-Managementsystem)

• Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems
• Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
• Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
• Festlegung des Projektteams (z.B. ASA) und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
• Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
• Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
• Mitglieder des Projektteams bezüglich der Normanforderungen schulen
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsrat, Projektteam, Berater („Kickoff-Meeting“)

• Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
• Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Meistern, Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsrat, Projektteam, Betriebsarzt und externem Berater
  • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Relevanz zu Sicherheit und Gesundheitsschutz durchführen
  • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
  • Festlegen des Anwendungsbereichs des SGA­Managementsystems
  • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
• Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen SGA-relevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Gefährdungsbeurteilungen etc.)
• Erstaufnahme der betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren/Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
• Ermitteln der Risiken und Chancen entlang des Lebenszyklus von Arbeitssystemen (Arbeitsaufgabe, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe etc.)
• Ermitteln der Risikopotentiale unter Berücksichtigung normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
• Erfassen der vorhandenen Arbeitsschutzmaßnahmen und -vorrichtungen
• Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Norm
• Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, technischen Regeln, berufs­genossenschaftlichen Vorschriften und Regeln etc. („bindende Verpflichtungen“)
  • Entwickeln eines SGA-Rechtskatasters (ggf. Einbinden in ein Umweltrechtskataster)
  • Feststellen des Genehmigungsstandes von anzeige-, genehmigungs- und prüfpflichtigen Anlagen
  • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
  • Abgleich der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
  • Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

• Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung / Detailplanung weiterer Schritte
• Bewerten der SGA­Risiken und anderen Risiken für ein SGA­Managementsystem
  • Kriterien zu Bewertung von Gefährdungen festlegen: Eintrittswahrscheinlichkeit vs. Schadensauswirkung (z.B. nach Nohl)
  • anhand der festgelegten Kriterien die mit Gefährdungen verbundenen Risiken bewerten
  • Bewertung der erkannten Risiken und deren Gegenmaßnahmen bezüglich ihrer Wirksamkeit (= durchgeführte Maßnahmen und deren verwirklichte vorgeplante Ergebnisse)
• Bewertung von SGA­Chancen und anderen Chancen für das SGA­Managementsystem
  • Chancen generieren durch Beseitigung von Gefahren und Verringerung von SGA-Risiken
  • Chancen generieren durch Anpassen der Arbeitsorganisation und Arbeitsumgebung an die Beschäftigten
• Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
• Festlegen des Handlungsbedarfs

SGA-Politik, SGA-Ziele, SGA-Maßnahmenplan

• Betriebliche SGA-Politik formulieren
• Ableiten von SGA-Zielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
• Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen, d.h. Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Maßnahmenplan
• SGA-Politik, SGA-Ziele und Maßnahmenplan durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen
• erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
  • generelle Informationen über die Funktionsweise eines SGA­Managementsystems sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im SGA­Managementsystem
  • Vorstellen der SGA-Politik, der SGA-Ziele und des Maßnahmenplans
• SGA-Maßnahmenplan umsetzen
  • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen
  • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Reduzierung der hohen Risiken bei Tätigkeiten, Maschinen und Anlagen etc.
• Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Maßnahmenplans einrichten
  • Festlegen von Kennzahlen für Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, die ein hohes Risikopotential haben
  • Kennzahlen ermitteln und überwachen

• Organisationsstruktur festlegen
  • Bestellung der Beauftragten, sofern noch nicht geschehen (z.B. Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer, Räumungshelfer, Laserschutzbeauftragte etc.)
  • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verant­wortliche Personen – z.B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Produktionsleiter, Anlagenverant­wortliche) im SGA­Managementsystem
  • Schlüsselpositionen des SGA­Managementsystems im Organigramm ausweisen
  • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
• Bereitstellen ausreichender Ressourcen, um den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines SGA-Managementsystems sicherzustellen
  • Personal, Infrastruktur, Technologie, zeitliche und finanzielle Ressourcen
  • Abstimmen der vorhandenen Ressourcen mit den festgelegten SGA-Zielen und Maßnahmenplänen
• Schulungen durchführen (Kompetenzen vermitteln, Bewusstsein schaffen)
  • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln und die nötigen Aus- und Weiterbildungs­maßnahmen einleiten
  • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
  • Angemessenes Wissen und Können für die verantwortlichen Personen sicherstellen
• Konsultation und Beteiligung von Mitarbeitern
  • Mitarbeiter sind zu unterschiedlichen Themen zu konsultieren (z.B. SGA-Politik und -Ziele)
  • Mitarbeiter sind an unterschiedlichen Themen zu beteiligen (z.B. Gefährdungsbeurteilung, Vorfalluntersuchungen)
• Kommunikation intern / extern
  • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Information schaffen (Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚Schwarzen Brett’ etc.)
  • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Behörden, Kunden, Liefe­ranten, Berufsgenossenschaften, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberorganisationen) schaffen

• Schnittstellen zum Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagement definieren (soweit vorhanden)
• Dokumentation des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes in einem gemeinsamen Qualitäts-, Umwelt-, Energie- und Arbeitsschutzmanagement-Handbuch (soweit die entsprechenden Managementsysteme vorhanden sind)
• Anpassen vorhandener Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitäts-, Umwelt-, Energiemanagement (soweit vorhanden)
• Erstellen von SGA-Verfahrens-, Prozess- und SGA-Arbeitsanweisungen (wenn ihr Fehlen zu einer Abweichung von der SGA-Politik, den SGA-Zielen und den arbeitsschutzrechtlichen Forderungen führen würde) und soweit von der Norm gefordert
• Erstellen von Formblättern zur Nachweisführung
• Erstellen gesetzlich vorgeschriebener Dokumentation, z.B. Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffkataster nach Gefahrstoffverordnung etc.
• Festlegung der Dokumentenlenkung, ggf. Auswahl eines Dokumentenlenkungssystems
• Bereitstellen der Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für Änderungen und Löschung der Dokumente)

• Proaktive Detailplanung von als wesentlich identifizierten Tätigkeiten, beim Produktumgang und bei der Bereitstellung von Dienstleistungen
• Beseitigung der Gefahren und Verminderung der SGA-Risiken durch Anwenden der (S)TOP-Hierarchie
• Änderungsmanagement
  • Bewerten der Gefährdungen und SGA-Risiken von geplanten bzw. ungeplanten (unbeab­sichtigten) Änderungen an Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel und/oder Arbeitsbedingungen
  • Änderungen kommunizieren und die Mitarbeiter entsprechend schulen oder unterweisen
• Beschaffung
  • Festlegen von Beschaffungskriterien, die sicherstellen, dass nur Maschinen, Anlagen und Dienstleistungen beschafft werden, welche die eigenen SGA-Sicherheitsmaßstäbe einhalten
  • Sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse unter der Kontrolle des Unternehmens stehen
• Notfallmanagement
  • Ermitteln potentieller Notfallsituationen (Verletzungen, Vergiftungen), Notfallsituationen (Feuer, Explosionen, Austreten gefährlicher Flüssigkeiten oder Gase), natürliche Katastrophen (Überflutungen, Erdbeben)
  • Planen und festlegen angemessener Reaktionen auf Unfall- und Notfallsituationen zur Verhinderung oder Begrenzung von Gefährdungen und Risiken und in der Folge arbeitsmedizinische bzw. gesundheitliche Beschwerden
  • Mitarbeiter schulen, Übungen planen, durchführen und auswerten

• strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
• Ziele und Umfang des internen Audits festlegen (Auditplan erstellen)
• Betriebsbegehung
• Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den Sollvorgaben
• Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen
• Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung und den Bereichsverantwortlichen
• Erstellen eines Auditberichts
• Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen
• Bewertung der rechtlichen Konformität („Compliance Audit“)
• Ausbildung interner Auditoren inkl. Durchführung von Trainingsaudits

• Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Managementbewertung
• Bewertung (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
• Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
• Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der SGA-Politik, neue SGA-Ziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

• Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
  • Kennzahlen fortschreiben und ggf. anpassen
  • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
• Standardisierung der Datenerhebung
• Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Daten/Kennzahlen der arbeits- und gesundheitsschutz-relevanten betrieblichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
• Bei Abweichungen von der SGA-Politik, den SGA-Zielen und den arbeitsschutz-rechtlichen Forderungen Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und für Maßnahmen zur Vermeidung von Gefährdungen und Risiken festlegen)
• Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den SGA-Zielen

• Das SGA-Managementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

• Auswahl des Zertifizierers
• Zertifizierung des SGA­Managementsystems