Meilensteine zur Implementierung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems (SGA-Managementsystem)

Von der Vorbereitung bis zur externen Zertifizierung bzw. Validierung und Registrierung

eine Übersicht von Dr. Ulrich Größmann

Vorbereitung

  • Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystems
  • Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
  • Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
  • Festlegung des Projektteams (z.B. ASA) und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
  • Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
  • Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
  • Mitglieder des Projektteams bezüglich der Normanforderungen schulen
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsrat, Projektteam, Berater („Kickoff-Meeting“)

Bestandsaufnahme

  • Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
  • Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Meistern, Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
  • Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsrat, Projektteam, Betriebsarzt und externem Berater
    • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Relevanz zu Sicherheit und Gesundheitsschutz durchführen
    • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
    • Festlegen des Anwendungsbereichs des SGA­Managementsystems
    • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
  • Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen SGA-relevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Gefährdungsbeurteilungen etc.)
  • Erstaufnahme der betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren/Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
  • Ermitteln der Risiken und Chancen entlang des Lebenszyklus von Arbeitssystemen (Arbeitsaufgabe, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe etc.)
  • Ermitteln der Risikopotentiale unter Berücksichtigung normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
  • Erfassen der vorhandenen Arbeitsschutzmaßnahmen und -vorrichtungen
  • Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Norm
  • Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, technischen Regeln, berufs­genossenschaftlichen Vorschriften und Regeln etc. („bindende Verpflichtungen“)
    • Entwickeln eines SGA-Rechtskatasters (ggf. Einbinden in ein Umweltrechtskataster)
    • Feststellen des Genehmigungsstandes von anzeige-, genehmigungs- und prüfpflichtigen Anlagen
    • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
    • Abgleich der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
    • Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
    • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

Bewertung

  • Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung / Detailplanung weiterer Schritte
  • Bewerten der SGA­Risiken und anderen Risiken für ein SGA­Managementsystem
    • Kriterien zu Bewertung von Gefährdungen festlegen: Eintrittswahrscheinlichkeit vs. Schadensauswirkung (z.B. nach Nohl)
    • anhand der festgelegten Kriterien die mit Gefährdungen verbundenen Risiken bewerten
    • Bewertung der erkannten Risiken und deren Gegenmaßnahmen bezüglich ihrer Wirksamkeit (= durchgeführte Maßnahmen und deren verwirklichte vorgeplante Ergebnisse)
  • Bewertung von SGA­Chancen und anderen Chancen für das SGA­Managementsystem
    • Chancen generieren durch Beseitigung von Gefahren und Verringerung von SGA-Risiken
    • Chancen generieren durch Anpassen der Arbeitsorganisation und Arbeitsumgebung an die Beschäftigten
  • Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen des Handlungsbedarfs

SGA-Managementsystem entwickeln

SGA-Politik, SGA-Ziele, SGA-Maßnahmenplan

  • Betriebliche SGA-Politik formulieren
  • Ableiten von SGA-Zielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
  • Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen, d.h. Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Maßnahmenplan
  • SGA-Politik, SGA-Ziele und Maßnahmenplan durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen
  • erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
    • generelle Informationen über die Funktionsweise eines SGA­Managementsystems sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im SGA­Managementsystem
    • Vorstellen der SGA-Politik, der SGA-Ziele und des Maßnahmenplans
  • SGA-Maßnahmenplan umsetzen
    • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen
    • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Reduzierung der hohen Risiken bei Tätigkeiten, Maschinen und Anlagen etc.
  • Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Maßnahmenplans einrichten
    • Festlegen von Kennzahlen für Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, die ein hohes Risikopotential haben
    • Kennzahlen ermitteln und überwachen

Konzipieren der betrieblichen SGA-Organisation (Aufbauorganisation)

  • Organisationsstruktur festlegen
    • Bestellung der Beauftragten, sofern noch nicht geschehen (z.B. Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer, Räumungshelfer, Laserschutzbeauftragte etc.)
    • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verant­wortliche Personen – z.B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Produktionsleiter, Anlagenverant­wortliche) im SGA­Managementsystem
    • Schlüsselpositionen des SGA­Managementsystems im Organigramm ausweisen
    • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
  • Bereitstellen ausreichender Ressourcen, um den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines SGA-Managementsystems sicherzustellen
    • Personal, Infrastruktur, Technologie, zeitliche und finanzielle Ressourcen
    • Abstimmen der vorhandenen Ressourcen mit den festgelegten SGA-Zielen und Maßnahmenplänen
  • Schulungen durchführen (Kompetenzen vermitteln, Bewusstsein schaffen)
    • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln und die nötigen Aus- und Weiterbildungs­maßnahmen einleiten
    • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
    • Angemessenes Wissen und Können für die verantwortlichen Personen sicherstellen
  • Konsultation und Beteiligung von Mitarbeitern
    • Mitarbeiter sind zu unterschiedlichen Themen zu konsultieren (z.B. SGA-Politik und -Ziele)
    • Mitarbeiter sind an unterschiedlichen Themen zu beteiligen (z.B. Gefährdungsbeurteilung, Vorfalluntersuchungen)
  • Kommunikation intern / extern
    • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Information schaffen (Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚Schwarzen Brett’ etc.)
    • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Behörden, Kunden, Liefe­ranten, Berufsgenossenschaften, Arbeitnehmer- und Arbeitgeberorganisationen) schaffen

Managementdokumentation ("dokumentierte Information") erstellen

  • Schnittstellen zum Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagement definieren (soweit vorhanden)
  • Dokumentation des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes in einem gemeinsamen Qualitäts-, Umwelt-, Energie- und Arbeitsschutzmanagement-Handbuch (soweit die entsprechenden Managementsysteme vorhanden sind)
  • Anpassen vorhandener Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitäts-, Umwelt-, Energiemanagement (soweit vorhanden)
  • Erstellen von SGA-Verfahrens-, Prozess- und SGA-Arbeitsanweisungen (wenn ihr Fehlen zu einer Abweichung von der SGA-Politik, den SGA-Zielen und den arbeitsschutzrechtlichen Forderungen führen würde) und soweit von der Norm gefordert
  • Erstellen von Formblättern zur Nachweisführung
  • Erstellen gesetzlich vorgeschriebener Dokumentation, z.B. Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffkataster nach Gefahrstoffverordnung etc.
  • Festlegung der Dokumentenlenkung, ggf. Auswahl eines Dokumentenlenkungssystems
  • Bereitstellen der Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für Änderungen und Löschung der Dokumente)

Betrieb

  • Proaktive Detailplanung von als wesentlich identifizierten Tätigkeiten, beim Produktumgang und bei der Bereitstellung von Dienstleistungen
  • Beseitigung der Gefahren und Verminderung der SGA-Risiken durch Anwenden der (S)TOP-Hierarchie
  • Änderungsmanagement
    • Bewerten der Gefährdungen und SGA-Risiken von geplanten bzw. ungeplanten (unbeab­sichtigten) Änderungen an Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel und/oder Arbeitsbedingungen
    • Änderungen kommunizieren und die Mitarbeiter entsprechend schulen oder unterweisen
  • Beschaffung
    • Festlegen von Beschaffungskriterien, die sicherstellen, dass nur Maschinen, Anlagen und Dienstleistungen beschafft werden, welche die eigenen SGA-Sicherheitsmaßstäbe einhalten
    • Sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse unter der Kontrolle des Unternehmens stehen
  • Notfallmanagement
    • Ermitteln potentieller Notfallsituationen (Verletzungen, Vergiftungen), Notfallsituationen (Feuer, Explosionen, Austreten gefährlicher Flüssigkeiten oder Gase), natürliche Katastrophen (Überflutungen, Erdbeben)
    • Planen und festlegen angemessener Reaktionen auf Unfall- und Notfallsituationen zur Verhinderung oder Begrenzung von Gefährdungen und Risiken und in der Folge arbeitsmedizinische bzw. gesundheitliche Beschwerden
    • Mitarbeiter schulen, Übungen planen, durchführen und auswerten

Internes Audit / "Compliance Audit"

  • strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
  • Ziele und Umfang des internen Audits festlegen (Auditplan erstellen)
  • Betriebsbegehung
  • Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den Sollvorgaben
  • Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen
  • Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung und den Bereichsverantwortlichen
  • Erstellen eines Auditberichts
  • Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen
  • Bewertung der rechtlichen Konformität („Compliance Audit“)
  • Ausbildung interner Auditoren inkl. Durchführung von Trainingsaudits

Management-Review

  • Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Managementbewertung
  • Bewertung (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
  • Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
  • Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der SGA-Politik, neue SGA-Ziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

Verbesserungsmaßnahmen (KVP) einrichten

  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
    • Kennzahlen fortschreiben und ggf. anpassen
    • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
  • Standardisierung der Datenerhebung
  • Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Daten/Kennzahlen der arbeits- und gesundheitsschutz-relevanten betrieblichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
  • Bei Abweichungen von der SGA-Politik, den SGA-Zielen und den arbeitsschutz-rechtlichen Forderungen Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und für Maßnahmen zur Vermeidung von Gefährdungen und Risiken festlegen)
  • Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den SGA-Zielen

SGA-Management in Kraft setzen

  • Das SGA-Managementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

Vorbereitung zur externen Zertifizierung

  • Auswahl des Zertifizierers
  • Zertifizierung des SGA­Managementsystems

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