Meilensteine zur Implementierung eines Umweltmanagementsystems

• Beschluss der Geschäftsleitung zur Einrichtung eines Umweltmanagementsystems
• Auswahl eines externen Beraters zur Sicherstellung eines effizienten Projektablaufs
• Prüfen von Fördermöglichkeiten für das Unternehmen
• Betriebsbegehung (erstes Bild der Unternehmenssituation)
• Festlegung des Projektteams und des Projektleiters, Projektplan erstellen, Verabschiedung des Projektplans
• Projektfreigabe durch die Geschäftsleitung
• Entscheidung der Geschäftsleitung im Unternehmen bekannt geben
• Mitglieder des Projektteams bezüglich der EMAS- bzw. Normanforderungen schulen
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Projektteam, externem Berater („Kickoff-Meeting“)

• Betrachtungszeitraum für die Bestandsaufnahme festlegen
• Interview mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Meistern, Anlagenverantwortlichen und Betriebsrat
• Workshop mit Geschäftsleitung, Bereichsverantwortlichen, Betriebsbeauftragten, Betriebsrat, Projektteam und externem Berater
  • Kontextanalyse zu internen und externen Themen mit Umweltrelevanz durchführen
  • Stakeholder-Analyse zu deren Erwartungen und Interessen durchführen
  • Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems
  • ggf. Ableiten von bindenden Verpflichtungen aus beiden Analysen
• Sichtung und Erstanalyse aller vorhandenen umweltrelevanten Informationen und Dokumenten (Unterlagen, Aufzeichnungen, Verzeichnisse, Pläne, Ergebnisse von Messungen / Analysen etc.)
• Erstaufnahme der betrieblichen Tätigkeiten, Verfahren, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
• Ermitteln der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen durch Stoff- und Energieströme
• Ermitteln der Risikopotentiale unter Berücksichtigung normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
• Erfassen der vorhandenen Umweltschutzmaßnahmen und -vorrichtungen
• Erfassen von Nichtkonformitäten der Betriebsorganisation mit der Verordnung / Norm
• Zusammenstellen der einschlägigen Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften, Satzungen, technischen Regeln, sowie von Selbstverpflichtungen (z.B. der Branche) etc. ("bindende Verpflichtungen")
  • Entwickeln eines Umweltrechtskataster
  • Feststellen des Genehmigungsbestands von anzeige- und genehmigungsbedürftigen Anlagen
  • Ableiten der unternehmerischen Pflichten aus den Rechtsvorschriften und behördlichen Genehmigungen
  • Abgleich der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den rechtlichen Vorgaben und Erfassen der Nichtkonformitäten
  • Informationsweitergabe an die betroffenen Abteilungen
  • Festlegen eines Verfahrens zur Überwachung der Änderungen von Rechtsvorschriften

• Erste Analyse des Datenmaterials zur Festlegung/Detailplanung weiterer Schritte
• Bewerten der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen (Signifikanzbewertung z.B. gemäß einer ABC-Bewertung zur Ableitung der bedeutenden Umweltaspekte und Umweltauswirkungen)
• Bewerten der produktbezogenen Umweltaspekte unter Berücksichtigung des Produktlebensweges
• Risikobetrachtung der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen gemäß normaler, abnormaler und notfallbedingter Rahmenbedingungen
• Ermitteln der Risiken und Chancen aus der Kontext- und Stakeholder-Analyse sowie der bindenden Verpflichtungen
• Bewerten der vorhandenen Umweltschutzmaßnahmen und -vorrichtungen im Hinblick auf die festgestellten Umweltaspekte und Umweltauswirkungen
• Berichterstattung über identifizierte Schwachstellen und Verbesserungspotenziale (Risiken und Chancen) an die Geschäftsleitung und an die betroffenen Abteilungen
• Festlegen des Handlungsbedarfs

Umweltpolitik, Umweltziele, Umweltprogramm (Maßnahmeplan)

• Betriebliche Umweltpolitik formulieren
• Ableiten von Umweltzielen und Verbesserungsmaßnahmen aus der Bestandsaufnahme
• Erstellen eines Umsetzungsplanes mit Angaben zu Verantwortung, Mitteln und Terminen, d.h. Verankerung der Verbesserungsmaßnahmen im Umweltprogramm
• Umweltpolitik, Umweltziele und Umweltprogramm durch die Geschäftsleitung verabschieden lassen
• Erste Schulungsveranstaltung für die Mitarbeiter durchführen
  • Generelle Informationen über die Funktionsweise eines Umweltmanagementsystem sowie die Rolle und Aufgaben der Mitarbeiter im Umweltmanagementsystem
  • Vorstellen der Umweltpolitik, der Umweltziele und des Umweltprogramms
• Umweltmanagementprogramm umsetzen
  • beginnend mit kurzfristigen Aktionen im Sinne von Korrekturmaßnahmen
  • anschließend weitergehende Maßnahmen, wie z.B. Reduzierung der Wasser- und Energie-verbräuche, Abfallverminderungs- bzw. vermeidungsmaßnahmen etc.
• Begleitendes Projektmanagement zur Überwachung des Umweltprogramms einrichten
  • Festlegen von Kennzahlen für Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, die bedeutende Auswirkungen auf die Umwelt haben
  • Kennzahlen ermitteln und überwachen

• Organisationsstruktur festlegen
  • Bestellung der Beauftragten (falls noch nicht geschehen)
  • Erstellen von Stellen- bzw. Funktionsbeschreibungen für die Schlüsselpositionen (verantwortliche Personen – z.B. Produktionsleiter, Umweltschutzbeauftragter, Anlagenverantwortliche) im Umweltmanagementsystem
  • Schlüsselpositionen des Umweltmanagementsystems im Organigramm ausweisen
  • Funktionen und Verantwortlichkeiten im Unternehmen bekannt geben
• Schulungen durchführen
  • Ausbildungsbedarf im Unternehmen ermitteln und die
    nötigen Aus- und Weiterbildungs-maßnahmen einleiten
  • Durchführen von vertiefenden Mitarbeiterschulungen entsprechend den unterschiedlichen Anforderungsniveaus
  • Angemessenes Wissen und Können für die verantwortlichen Personen sicherstellen
• Kommunikation intern / extern
  • Möglichkeit zur effektiven und regelmäßigen unternehmensinternen Kommunikation und Information schaffen (Betriebsversammlungen, Betriebszeitungen, Informationen am ‚SchwarzenBrett’ etc.)
  • Möglichkeit der Kommunikation mit externen Interessengruppen (Behörden, Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Nachbarn) schaffen
• Notfallmanagement
  • Ermitteln möglicher Unfälle (Verletzungen, Vergiftungen), Notfallsituationen (Feuer, Explosionen, Austreten gefährlicher Flüssigkeiten oder Gase), natürliche Katastrophen (Überflutungen, Erdbeben)
  • Planung angemessener Reaktionen auf Unfall- und Notfallsituationen zur Verhinderung oder Begrenzung von Umweltauswirkungen

• Schnittstellen zum Qualitätsmanagement und zur Arbeitssicherheit definieren
• Dokumentation des betrieblichen Umweltschutzes in einem Umweltmanagement-Handbuch bzw. in einem gemeinsamen Qualitätsmanagement-/Umweltmanagement-Handbuch
• Anpassen vorhandener Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, z.B. aus dem Qualitätsmanagement
• Erstellen von Umweltverfahrens- und Umweltarbeitsanweisungen (wenn ihr Fehlen zu einer Abweichung von der Umweltpolitik, von den Umweltzielen und von den umweltrechtlichen Forderungen führen würde)
• Erstellen von Formblättern zum Nachweis
• Erstellen gesetzlich vorgeschriebener Dokumentation, z.B. Emissionskataster nach BImSchG, Abfallbilanzen nach Kreislaufwirtschaftsgesetz, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffkataster nach Gefahrstoffverordnung etc.
• Festlegung der Dokumentenlenkung
• Bereitstellen der Management-Dokumentation im Intranet (Definition der Zugriffsrechte für Änderungen und Löschung der Dokumente)

• Das Umweltmanagementsystem durch die Geschäftsleitung auf einen bestimmten Zeitpunkt in Kraft setzen lassen

• strategische Auditplanung (Auditprogramm erstellen, ggf. Auditoren qualifizieren)
• Ziele und Umfang der Umweltbetriebsprüfung festlegen (Auditplan erstellen)
• Betriebsbegehung
• Feststellen und Dokumentieren von Fehlern und Nichtkonformitäten mit den Sollvorgaben
• Überprüfen der Wirksamkeit und Verlässlichkeit der Regelungen
• Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung und den Bereichsverantwortlichen
• Erstellen eines Auditberichts
• Durchführen und Belegen der ggf. erforderlichen Korrekturmaßnahmen

• Zusammenstellen der benötigten Informationen für das Management-Review
• Review (während einer Geschäftsleiter-Sitzung) durchführen
• Einflussnahme der obersten Leitung protokollieren (Maßnahmenplan erstellen)
• Umsetzung der durch die oberste Leitung veranlassten Anweisungen (Aktualisierung der Umweltpolitik, neue Umweltziele projektieren, ggf. Unternehmensprozesse anpassen etc.)

• Erstellen der Umwelterklärung (für Umweltmanagement gem. EMAS)
• Auswahl des Gutachters / Zertifizierers
• Validierung der Umwelterklärung / Zertifizierung des Umweltmanagementsystems
• Registrierung einleiten (für Umweltmanagement gem. EMAS)

• Regelmäßige Überwachung und Messung maßgeblicher Merkmale der umweltrelevanten betrieb­lichen Arbeitsabläufen und Tätigkeiten
• Bei Abweichungen von der Umweltpolitik, den Umweltzielen und den umweltrechtlichen Forderun­gen Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen ergreifen (Verantwortlichkeit und Befugnisse für die Untersuchung der Abweichungen und für Maßnahmen zur Begrenzung der Umweltauswirkungen festlegen)
• Führen von Aufzeichnungen über erreichte Leistungen, Verfahrenslenkung und zum Nachweis der Übereinstimmung mit den Umweltzielen
• Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) einleiten
  • Kennzahlen fortschreiben und eventuell anpassen
  • Benchmarking innerhalb der Branche anstreben
  • Betriebliches Umweltinformationssystem (BUIS) etablieren
• Standardisierung der Datenerhebung
• Einrichten eines regelmäßig tagenden Umweltzirkels bzw. Einbezug des Umweltthemas in einen bestehenden Arbeitsschutzausschuss