Dokumentation des Umweltmanagements

Zur Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines Umweltmanagementsystems muss ein klar strukturiertes Dokumentationssystems entwickelt werden. Eine konsequente Dokumentation erleichtert die innerbetriebliche Kommunikation. Sie zielt auf die bestmögliche Information aller Mitarbeiter im Unternehmen ab. So können z.B. Umweltziele, die den Mitarbeitern nicht oder nur unzureichend bekannt sind, nicht planmäßig umgesetzt werden. EMAS und ISO 14001 fordern deshalb die Erstellung von Dokumenten (Soll-Darlegung) und Aufzeichnungen (Ist-Beschreibung), welche die Einhaltung der Anforderungen an das Umweltmanagementsystem nachweisen:

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Die Umweltprüfung ist eine erste umfassende umweltbezogene Bestandsaufnahme zu Beginn der Einführung eines Umweltmanagementsystems. Diese Analyse des Ist-Zustandes beinhaltet die erste Betriebsprüfung nach den Vorgaben der EMAS-Verordnung. Bei der ISO 14001 fehlt im Vergleich zu EMAS – jedenfalls als eigenständiger Verfahrensschritt – die Umweltprüfung. Sie wird stillschweigend vorausgesetzt.
Das Ziel der Umweltprüfung besteht im Erfassen und Beurteilen der ökologischen Auswirkungen aller Aktivitäten eines Unternehmens, um eine Reduzierung der negativen Umwelteinflüsse von Produkten, Tätigkeiten und Dienstleistungen vornehmen zu können sowie Anhaltspunkte für die Entwicklung neuer, umweltverträglicherer Produkte, Tätigkeiten und Dienstleistungen zu gewinnen. Die ermittelten Daten sind zudem die Grundlage für weitere Bausteine des Umweltmanagements, z.B. das Festlegen von Umweltzielen und -programmen.Nach Beendigung der Bestandsaufnahme und der Mitarbeiterbefragung wird die betriebliche Umweltsituation hinsichtlich der Schwachstellen, der Stärken, der Organisationsstrukturen und der Handlungsabläufe dokumentiert. Zur Strukturierung werden die Daten in Form einer betrieblichen Ökobilanz erfasst und ein Bericht über die Umweltprüfung angefertigt, der u.a. folgende Funktionen erfüllt:
- Information der Geschäftsleitung über den Ist-Zustand
- Grundlage zur Präzisierung der Umweltpolitik
- Ausübung der Informationspflicht des Umweltschutzbeauftragten
- Offenlegung von Schwachstellen/Verbesserungspotenzialen
- Hilfestellung bei der Erarbeitung der Umweltziele
- Grundlage für den Aufbau eines Umweltmanagementsystems
- Basis für die erste Umwelterklärung
- Informationsunterlagen für den Umweltgutachter

In der unternehmensspezifischen Umweltpolitik werden die umweltschutzbezogenen Gesamtziele und Handlungsgrundsätze durch die Unternehmensleitung formuliert. Die Umweltpolitik soll einen strategischen Charakter haben und ist für die Unternehmenstätigkeit verbindlich. Dokumentiert wird die Umweltpolitik im Allgemeinen in den ersten Kapiteln des Umweltmanagementhandbuchs. Die Umweltpolitik muss der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden (z.B. mittels Umwelterklärung, Flyer, Internet).

Der Begriff Umweltaspekt wird in Artikel 2 Nr. 4 der EMAS-Verordnung definiert als derjenige Bestandteil der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen einer Organisation, der Auswirkungen auf die Umwelt hat oder haben kann. Zwischen Umweltaspekten und Umweltauswirkungen verhält es sich wie zwischen Ursache und Wirkung; in der Regel bedingen sie sich einander.
Das Unternehmen muss zudem Kriterien festlegen, anhand derer bewertet werden soll, welche Umweltaspekte es als wesentlich für ihre Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen betrachtet.
Die vom Unternehmen festgelegten Kriterien müssen umfassend, unabhängig nachprüfbar und reproduzierbar sein.

Auf der Grundlage der Umweltpolitik und unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Bestandsauf-nahme (Umweltprüfung) bzw. der regelmäßigen Bewertung der bedeutenden Umweltaspekte werden Umweltziele (in EMAS auch weiterhin unterteilt in Zielsetzungen und Einzelziele) entwickelt und schriftlich festgehalten. Die Umweltziele sind Brückenelemente zwischen der Umweltpolitik mit seinen qualitativen Vorgaben und dem Umweltprogramm mit seinen quantitativen Festlegungen sowie den fest umrissenen Bestimmungen zum Zeitrahmen und zur Durchführungsverantwortung. Die Festlegungen der Umweltziele beantworten die Fragen nach dem „was, wer, bis wann“.

Die zur Umsetzung der Umweltziele notwendigen Maßnahmen werden als Umweltprogramme abgeleitet, Termine und Verantwortlichkeiten festgesetzt und schriftlich fixiert. Im Umweltprogramm wird – vereinfacht gesagt – festgehalten, was, wie, bis wann, mit welchen Mitteln durch wen umgesetzt werden soll.

Die Aufbauorganisation ordnet die organisatorischen Einheiten im Unternehmen. Sie regelt die Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die zu behandelnden Kernpro-zesse des Umweltschutzes werden über Verantwortungsmatrizen den qualifizierten Mitarbeitern zugeordnet sowie in deren Stellen- und Funktionsbeschreibungen detailliert und individuell beschrieben. Die hierarchische Eingliederung der Funktionsträger (Mitarbeiter mit [umwelt-]rele-vanten Aufgaben) wird in der Organisationsstruktur mit den Berichts- und Delegationswegen üblicherweise grafisch als Organigramm dargestellt.

Alle Funktionen, Tätigkeiten und Verfahren, die sich auf die Umwelt auswirken und die für die Politik und Ziele des Unternehmens relevant sein können, werden in der Ablauforganisation beschrieben. Geeignete Instrumente zur Festlegung der erforderlichen Abläufe sind das Umweltmanagement¬handbuch und die Verfahrens-, Prozess- und Arbeitsanweisungen.

In einem Umweltmanagementhandbuch werden alle Maßnahmen und Regelungen des betrieb-lichen Umweltschutzes im Überblick beschrieben. Dazu gehören insbesondere die Elemente des Umweltmanagementsystems und ihre Wechselwirkungen, der Geltungsbereich des Umweltmana-gementsystems, die Zuständigkeiten sowie Tätigkeiten und Abläufe. Ein Umweltmanagement-handbuch gibt somit das umweltschutzbezogene Rahmenkonzept des Unternehmens wieder. Werden in einem Unternehmen bereits qualitätsorientierte Abläufe in einem Qualitätsmanage-menthandbuch beschrieben, so sollte zum Zwecke der Vereinheitlichung und Verschlankung der Dokumentation ein integriertes und prozessorientiertes Managementhandbuch verfasst werden.
Weder die EMAS-Verordnung oder die ISO 14001 noch die ISO 9001 schreiben vor, dass dokumen-tierte Information in Form eines (Umwelt-) Managementhandbuch vorliegen muss. Im Anhang der ISO 14001 in Abs. A.7.5 heißt es: Die in Verbindung mit dem Umweltmanagementsystem stehende dokumentierte Information darf in andere, von der Organisation verwirklichte Informationsmanage¬mentsysteme integriert werden. Dies braucht nicht in Form eines Handbuches zu erfolgen.
Aber gerade in Unternehmen mit langjähriger Praxis in Managementsystemen hat sich das Manage¬menthandbuch als übergeordnetes Dokument bewährt, von dem aus alle weiteren Vorgabe- und Nachweisdokumente als mitgeltende Unterlagen abgeleitet werden können.

Verfahrensanweisungen oder Prozessanweisungen (VA/PA) beschreiben alle abteilungsübergreifen¬den Regelungen. Sie sind Ausführungsrichtlinien, beschreiben firmeninterne Abläufe in Teilbereichen des Umweltmanagementsystems (z.B. Festlegungen zur Auswahl, Bestellung, Lagerung, Anwendung und Entsorgung von Gefahrstoffen) und geben das betriebliche Know-how wieder. Sie sollten aus diesem Grunde nie betriebsfremden Personen (Lieferanten, Kunden etc.) zur Verfügung gestellt werden. VA/PA sind zweckmäßigerweise nach den Unternehmensprozessen des (Umwelt-)Manage¬mentsystems oder nach den bedeutenden Umweltaspekten strukturiert.
In Verfahrensanweisungen wird beschrieben, auf welche Weise, durch welche Mitarbeiter und zu welchem Zeitpunkt einzelne Vorgänge im Unternehmen realisiert werden.

Arbeitsanweisungen sind Beschreibungen der arbeitsplatzspezifischen Tätigkeiten und Verfahren (Einzelfallregelungen). Auch sie beschreiben firmeninterne Abläufe und das erworbene Know-how. Arbeitsanweisungen sollten knapp und übersichtlich aufgebaut sein. Als geeignete Darstellungsform von Arbeitsanweisungen haben sich Flussdiagramme bewährt. Auf weitere Dokumente (Checklisten, Prüfprotokolle etc.) wird hingewiesen.
Die Arbeitsanweisungen beschreiben sehr detailliert, auf welche Weise einzelne Arbeitsvorgänge im Unternehmen ablaufen und welche Mitarbeiter sie mit welchen Mitteln und Methoden ausüben.

Betriebsanweisungen sind Anweisungen und Angaben des Betreibers bzw. Verwenders von Einrichtungen, technischen Erzeugnissen, Arbeitsverfahren, Stoffen oder Zubereitungen an seine Mitarbeiter mit dem Ziel, Unfälle und Gesundheitsrisiken zu vermeiden.
Betriebsanweisungen sind im Gegensatz zu Verfahrens-/Prozess- oder Arbeitsanweisungen rechtliche kodiert und unabhängig zu Managementsystemen zu führen und anzuwenden.

Mit dem erstmaligen Erstellen einer Umwelterklärung zum Abschluss der Aufbauphase des Umwelt-managementsystems wird einem wesentlichen Bestandteil von EMAS entsprochen: die Bereitstellung von Informationen für die Öffentlichkeit. Die Umwelterklärung unterrichtet Behörden, Kunden, Nach¬barn, Verbände, Banken, Versicherungen u.a. über die Umweltaspekte der Tätigkeiten des Unternehmens und über seine Anstrengungen zum Umweltschutz.
- Die Umwelterklärung wird auf der Basis der Bestandsaufnahme (Umweltprüfung) und den Ergebnissen der Umweltbetriebsprüfungen erstellt und veröffentlicht.
- Die Veröffentlichung der Umwelterklärung mit Hilfe elektronischer Medien ist ausdrücklich erwähnt. Die Informationen müssen frei zugänglich sein.
- Die Umwelterklärung beinhaltet keine geheimen oder vertraulichen Daten des Unternehmens.

Aufzeichnungen sind Nachweisdokumente in denen der Ist-Zustand innerbetrieblicher Prozesse wiedergegeben wird. Sie sind sowohl interne Belege für die betrieblichen Umweltleistungen als auch Nachweise gegenüber Kunden und Behörden.

Anlagen-, Abfall-, Abwasser-, Emissions- und Gefahrstoffkataster etc. sind Verzeichnisse der Umweltaspekte mit besonderer Bedeutung.

Kriterien der betrieblichen Umweltschutzleistungen müssen schriftlich festgelegt werden, um sie auch später nachvollziehen und kontrollieren zu können.

Die Ergebnisse von Kontroll- und Vorbeugemaßnahmen (z.B. Abwasseranalysen, Emissions-messungen) sind zu dokumentieren, um den bestimmungsgemäßen Betrieb der betreffenden An-lagen nachzuweisen. Die ggf. dazu eingesetzten Überwachungs- und Messgeräte einschließlich deren Eichung bzw. Kalibrierung müssen ebenfalls dokumentiert werden. Wurden in der Folge von Kontroll- bzw. Vorbeugemaßnahmen Änderungen an Prozessen vorgenommen, so müssen auch diese dokumentiert werden.

Ein Katalog der relevanten Umwelt- und Verwaltungsvorschriften (Rechtskataster und Betreiberpflichten), Genehmigungsbescheide sowie weiterer Umweltregelungen sorgt für Übersicht im Umweltrecht.

Die Bewertung über die Einhaltung der umweltrechtlichen Anforderungen und sonstiger Umwelt-schutzauflagen, zu denen sich das Unternehmen verpflichtet hat, muss ebenfalls dokumentiert werden.

Zur Sicherstellung einer adäquaten Ausbildung der eigenen Mitarbeiter mit umweltrelevanten Auf-gaben müssen die Qualifikation sowie die notwendigen Schulungen nachgewiesen werden.

Mit der Durchführung eines internen Audits findet eine systematische (Checklisten), dokumentierte (Audit-Bericht), regelmäßige (jährlich bzw. gem. Audit-Programm) und objektive (externe oder abteilungsunabhängige Auditoren) Bewertung der Leistungen der Organisation, des Managements und der Abläufe zum Schutz der Umwelt statt.

Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Umweltmanagements einzuleiten, bewertet die oberste Leitung die umweltorientierte Gesamtleistung des Unternehmens. Sämtliche Beschlüsse, Feststellungen, Folgerungen, Anordnungen und Empfehlungen aus dieser Managementbewertung müssen dokumentiert werden.

Äußerungen – insbesondere Reklamationen – interessierter externer Kreise („stakeholder“: Anspruchsberechtigte und Interessenvertreter im Umfeld eines Unternehmens, wie z.B. Kunden, Lieferanten, Nachbarn, Öffentlichkeit, Banken, Versicherungen, Gesetzgeber) müssen dokumentiert werden.

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Das Umweltmanagementhandbuch

Ein Umweltmanagementhandbuch erfasst systematisch und übersichtlich alle relevanten Daten des gesamten Umweltmanagementsystems und weiterer Regelungen zum betrieblichen Umweltschutz. Der Vorteil eines Umweltmanagementhandbuchs liegt darin, dass auf alle Dokumente zentral und hierarchisch abstufend verwiesen wird und allen Mitarbeitern – eventuell auch Externen (z.B. Kunden, Lieferanten, Behörden) – jederzeit zugänglich gemacht werden können. In der Praxis ergeben sich darüber hinaus die folgenden Vorteile:

Durch die Beschreibung der wesentlichen Systemelemente entsteht Transparenz über die Funktions¬weise des Umweltmanagements.

Um eine strukturierte und stufengerechte Übersicht über das Umweltmanagementsystem zu schaf-fen, ist die Vierteilung der Umweltmanagement-Dokumentation mit einem pyramidalen Aufbau zu empfehlen. Der Spezifizierungsgrad nimmt von oben nach unten zu.

1. Umweltmanagementhandbuch
2. Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen / SOPs (Standard Operation Procedure) / Ablaufdiagramme
3. Arbeitsanweisungen
4. Nachweisdokumente, Formulare, Checklisten etc.

Diese Aufteilung führt zu einem besseren Verständnis der Zusammenhänge zwischen den einzelnen Dokumentationsebenen. Dazu wird im Umweltmanagementhandbuch auf zugehörige Verfahrens¬anweisungen (Prozessbeschreibung/SOP) und in Verfahrensanweisungen (Prozessbeschreibung / SOP) auf zugehörige Arbeitsanweisungen als jeweils mitgeltenden Unterlagen verwiesen. Dieser systematische Aufbau erleichtert die Verständlichkeit der Dokumentation und damit die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Als ausführende Personen sollten sie auch bei der Erstellung der sie betreffenden Verfahrens- und Arbeitsanweisungen (bzw. Prozessbeschreibung oder SOP) beteiligt sein.

Die Dokumentation der ‚klassischen‘ Umweltschutzbereiche, wie Abfall, Abwasser, Emissionen und Gefahrstoffe erleichtert den Überblick über die eingeführten Maßnahmen. Die verwendeten Techniken und Verfahren sowie die damit beauftragten Mitarbeiter (Funktionen, Stellen) werden in nachgeordneten Dokumenten (mitgeltende Unterlagen) näher beschrieben.

Nach außen erfüllt das Umweltmanagementhandbuch die gesetzlichen Pflichten zum Nachweis organisatorischer Anforderungen, z.B. aus § 52 b Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG), § 58 Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG).

Die ordnungsgemäße Delegation von Pflichten von der Geschäftsleitung auf nachgelagerte Ebenen muss schriftlich festgehalten werden. Diese Dokumentation hat entscheidende Bedeutung für die Beurteilung strafrechtlicher Haftbarkeit aufgrund vermuteter Organisationsmängel.

Über die Darlegung eines wirksamen Umweltmanagementsystems hinaus, eignet sich das Umwelt-managementhandbuch auch für den Nachweis des bestimmungsgemäßen Betriebs von Anlagen.

Aus interner Sicht ist das Umweltmanagementhandbuch die Organisations- und Bezugsgrundlage für die praktische Umsetzung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems. Bei der Durch¬führung regelmäßiger Kontrollen (Umweltbetriebsprüfungen, Audits) ist das Umweltmanagement¬handbuch zum einen Gegenstand der Prüfung und zum anderen Bezugsdokument für die betriebliche Eigenkontrolle.

Das Umweltmanagementhandbuch ist ein Dokument mit Weisungscharakter. Mit schriftlich festge-legten Regelungen und Verantwortlichkeiten hat es große Bedeutung für das Bewusstsein und Handeln der einzelnen Beschäftigten. Neuen Mitarbeitern wird auf diese Weise die Einarbeitung in ihren Aufgabenbereich erleichtert.

Im Rahmen des Zertifizierungsaudits überprüft und bewertet der Umweltgutachter bzw. der Zertifi-zierer die betriebliche Umweltpolitik, die Umweltziele, das Umweltmanagementsystem, das Umwelt¬managementhandbuch, das Verfahren des internen Audits und die Umwelterklärung (bei EMAS).

Der strukturelle Aufbau des Umweltmanagementhandbuchs

Es existiert weder ein Gesetz, noch eine Norm oder eine sonstige allgemeingültige Anleitung, in denen festgelegt ist, wie ein Umweltmanagementhandbuch aufgebaut sein muss, welche Kapitel es enthalten oder wie detailliert der Inhalt beschrieben werden muss.

Das Umweltmanagementhandbuch sollte jedoch folgende allgemeine formelle Kriterien erfüllen:

festgelegte(r) Verfasser
Überprüfung und Korrektur in bestimmten Zeiträumen durch definierten Personenkreis
festgelegter Archivierungsort (bzw. Speicherort im Intranet) und vorgeschriebene Archivierungszeit
definierte Freigabe des Dokumentes durch die Geschäftsführung
einheitliches Handbuch für alle Bereiche und Mitarbeiter
einfache Anpassung des Handbuchs an sich ändernde Prozesse, Vorschriften, gesetzlichen Rege-lungen u.a.
durch geregeltes Entfernen oder Ersetzen ungültiger Seiten, Kapitel oder des gesamten Handbuchs die Aktualität sicherstellen.

Eine Struktur des Umweltmanagementhandbuchs ist nicht vorgegeben. Die Gliederung des Umwelt-managementhandbuch nach den Vorgaben der sog. „High Level Structure“ (HLS) bieten sich zwar an, sollten aber zugunsten einer Gliederung analog zu den Geschäftsprozessen (Lenkungs-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse) aufgegeben werden.

Ist die Organisation bereits nach ISO 9001 zertifiziert, so können drei Varianten zum Tragen kommen:

Erstellen eines separaten Umweltmanagementhandbuchs, das sich in Form und Stil an das Qualitätsmanagementhandbuch anlehnt.
Besser: Integration der Forderungen des Umweltmanagements in das Qualitätsmanagementhand-buch.
Noch besser: Erstellen eines gemeinsamen Handbuchs, das die Forderungen des Qualitäts- und Umweltmanagements (und eventuell weiterer Forderungen z.B. aus den Bereichen Energieeffizienz (ISO 50001) und Arbeitssicherheit (ISO 45001)) aufnimmt und beschreibt.

Lenkung der Dokumente

Eine zentrale Forderung an das Umweltmanagementsystem ist, dass alle benötigten umweltschutz-relevanten Dokumente rechtzeitig am Gebrauchsort verfügbar sind und dass sie ausschließlich in der aktuellen Fassung verwendet werden. Hierzu muss die Organisation ein Verfahren einführen und aufrechterhalten, welches die Lenkung der Dokumente sicherstellt. Ständig verfügbare, gültige und aktuelle Dokumente erhöhen die Verfahrenssicherheit, ermöglichen Fehlerfreiheit und bilden bei den Mitarbeitern Vertrauen in die Zielvorgaben der Organisation.

Das lückenlose Führen von Dokumenten dient auch der Beweisführung gegenüber den Aufsichtsbehörden sowohl im ungestörten Anlagenbetrieb als auch im Schadensfall. Eine Verfahrensanweisung (Prozess-beschreibung) "Lenkung der Dokumente" unterstützt und erleichtert diese Aufgabe.

Die Verfahren zur Dokumentenlenkung betreffen das Umweltmanagementhandbuch sowie sämtliche mitgeltende Dokumente wie z. B. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, SOPs, Anweisungen und sonstige organisatorische Regelungen und Aufzeichnungen zum Umweltmanagement-system. Die wesentlichen Merkmale der Dokumentenlenkung sind:

Aus einer Übersicht (Verteilermatrix) soll ersichtlich sein, wer welche Dokumente wann und von wem erhalten hat (betrifft die Papierform).
Es ist darauf zu achten, dass die erstellten Dokumente einen Sachverhalt mit der notwendigen Tiefe beschreiben ohne ausufernd oder gar schikanierend auf die Mitarbeiter zu wirken.
Die Dokumente sollten aufgrund des Wiedererkennungseffektes und der Corporate Identity ein einheitliches Layout besitzen. Der Zugriff auf die dazu benötigten Vorlagen sollte für die Ersteller der Anweisungen gegeben sein.
Es muss festgelegt werden, wie die Verteilung und der Austausch von Dokumenten durchzuführen ist (betrifft die Papierform).
Ungültige Dokumente sind dem direkten Zugriff zu entziehen (jedoch zu archivieren) bzw. bei Dokumenten in Papierform einzuziehen und zu vernichten (eine Fassung archivieren).
Die Dokumente sollten in regelmäßigen Prüfungen, z.B. nach festgelegten zeitlichen Intervallen oder im Rahmen interner Audits überarbeitet oder bestätigt werden.
Änderungen in überarbeiteten Dokumenten sollten kenntlich gemacht werden.
Der Systemverantwortliche muss jeweils ein ungültig gewordenes Original archivieren und so kennzeichnen, dass eine Zuordnung zu früheren Tätigkeiten möglich ist.
Alle Dokumente müssen über einen bestimmten, schriftlich fixierten Zeitraum aufbewahrt werden.
Die Dokumente sollten lesbar, datiert (Erstellungs-, Prüfungs-, Freigabe- und Änderungsdaten) und identifizierbar (Titel, Ersteller, Verantwortliche für Prüfung und Freigabe) sein.
Eine Verfahrensanweisung muss festlegen, wer Dokumente erstellen und ändern darf, wer diese prüft und freigibt und wer für die kontrollierte Verteilung verantwortlich ist.

Ein Teil dieser Forderungen kann z. B. durch eine Dokumentenliste erfüllt werden, in der jedem Dokument die Verantwortung für die Durchführung (Erstellung/Änderung), Mitwirkung (Prüfung/Freigabe) und Information (Verteiler) sowie Aufbewahrungsort und Aufbewahrungszeit zugeordnet wird.

Um der zunehmenden Komplexität der Unternehmensprozesse gerecht zu werden, sollte ggf. das unternehmenseigene Intranet genutzt werden. Durch ein Online-Dokumentationssystem können alle genannten Forderungen uneingeschränkt verwirklicht werden. Die elektronische Verwaltung und Archivierung von Dokumenten bietet folgende Vorteile:

Verteilung: Über das unternehmensweite Rechnernetzwerk (Datenserver) stehen sämtliche Infor-mationen allen berechtigten Mitarbeitern ohne Zeitverlust zur Verfügung.
Aktualität: Jeder Nutzer hat jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments. Bei Änderungen werden alle Betroffenen automatisch und unmittelbar per E-Mail informiert.
Pflege: Prüfung, Überarbeitung und Freigabe von Dokumenten werden zentral vorgenommen.
Kosten: Die Vervielfältigung papierloser Schriftstücke ist deutlich kostengünstiger.
Durchsuchbarkeit: Ausgeklügelte Suchroutinen ermöglichen ein effizientes und zeitsparendes Auf-finden benötigter Informationen.
Multimedia: Grafiken, Fotos, Tabellen und sogar Videos lassen sich bei Bedarf integrieren.
EDV-gestütztes Lernen: Lernsoftware, welche die Anwendung und Weiterentwicklung von Managementsystemen unterstützen, können eingebunden werden.

Zu beachten ist zudem, dass sich die Normforderungen zur Dokumentenlenkung mit einem computer-gestützten System eher erfüllen lassen als mit Papierstapeln, Ordnern und Aktenschränken. Auch können im Unternehmen vorhandene Datenbanken (z.B. Betriebsdaten, Produktdaten, Prüfdaten) sowie externe Dokumente wie Rechtstexte und Normen i.d.R. in das unternehmenseigene Netzwerk (Intranet) eingebunden werden.
In manchen Fällen reicht jedoch die elektronische Form allein nicht aus und eine zusätzliche Offline-Version in gedruckter Form ist nötig. Dies liegt zum einen an der oft nicht 100%igen Netzabdeckung aller Unternehmensbereiche und zum anderen daran, dass arbeitsplatzbezogene Vorgabe- und Nachweisdokumente der einfacheren Handhabung wegen generell ausgedruckt vorliegen sollten.

Prozessorientierte Umweltmanagement-Dokumentation

In den meisten Unternehmen liegt ein Qualitätsmanagementsystem vor, das prozessorientiert aufgebaut und dokumentiert wurde. Die Umweltmanagement-Dokumentation kann dann problemlos dieser Prozess¬orientierung angepasst und integriert werden.

Von einer Prozessorientierung wird dann gesprochen, wenn in einem Unternehmen alle Produkte und Dienstleistungen als Kombinationen von Prozessen betrachtet werden. Während bei der bisher üblichen funktionsorientierten Organisationsstruktur nur Prozesse innerhalb der bearbeitenden Abteilung offen gelegt werden, stellt die prozessorientierte Struktur auch die Prozesse abteilungsübergreifend dar.

Unter einem Prozess versteht man eine zeitliche und logische Abfolge miteinander verknüpfter Tätigkeiten mit einem bestimmten Ergebnis. Im Regelfall setzt sich ein Prozess aus mehreren Unterprozessen (auch diese können wiederum aus weiteren Unterprozessen bestehen) zusammen. Anhand der Visualisierung eines Prozesses erkennt man die Zusammenhänge (so genannten Schnittstellen) der einzelnen Unter¬prozesse. Im Zusammenspiel dieser Prozesse und Unterprozesse wird das Produkt oder die Dienstleistung erstellt.

Die in einem prozessorientierten Managementsystem angewandte Dokumentation lässt sich in Prozess-landkarten, Prozessbeschreibungen und Prozessvisualisierungen unterteilen.

Eine Prozesslandkarte stellt die Managementprozesse, die wertschöpfenden und die unterstützenden Prozesse optisch dar und beschreibt die Beziehungen zueinander. Zweck der Prozesslandkarte ist es, eine erste Übersicht über die im betrieblichen Ablauf vorhandenen Prozesse und deren Zusammenhänge zu erhalten.

Die Managementprozesse (Führungsprozesse = wertschaffende Prozesse) beschreiben dabei den Aufgabenbereich der Unternehmensleitung und sichern den Bestand des Unternehmens. Sie erstrecken sich auf die Planung und Kontrolle von Zielen und Maßnahmen, auf das Finanzmanagement, auf die Mitarbeiterführung und auf die interne und externe Kommunikation.
Kernprozesse (= wertschöpfende Prozesse) tragen zur Erstellung, Vermarktung und Betreuung der Produkte oder Dienstleistungen bei.
Unterstützende Prozesse (wertsichernde Prozesse) stellen die Betriebsbereitschaft sicher und unterstützen die kontinuierliche Ausführung der Management- und wertschöpfenden Prozesse.

Die Prozesslandkarte sollte immer durch eine ausführliche Prozessbeschreibung ergänzt werden. Durch diese Beschreibung lassen sich Zahlen und Daten der jeweiligen Prozesslandkarte zuordnen, die sonst völlig überfrachtet und damit unübersichtlich werden würde.

Prozesse sollten zudem visualisiert werden (Prozessablaufdiagramm), indem die internen und externen Rahmenbedingungen des Prozesses dargestellt werden. Dazu werden die Prozesse detailgetreu mit ihren wesentlichen Einzelschritten, Verantwortlichkeiten, eingesetzten Stoffen, geltende Anforderungen usw. aufgenommen und abgebildet. Mit der Visualisierung des Prozesses lassen sich die Zuständigkeiten für jeden Prozessschritt klären.

Nachdem die Prozesse im Unternehmen visualisiert und beschrieben wurden, müssen die neu konzipierten Abläufe mittels Handbuch und Anweisungen festgelegt werden. In diese umfassende Prozessdokumentation gehen alle Aspekte ein, welche für ein konfliktfreies Funktionieren des integrierten Managementsystems notwendig sind. Insbesondere sollten eine Beschreibung des Zusammenwirkens aller Unternehmens¬bereiche, der Zielfindungs- und Zielüberprüfungsprozess und die „Werkzeuge“ für die Mitarbeiter (Checklisten, Wartungspläne etc.) abgebildet werden. Um ein zügiges Zurechtfinden in der gesamten Dokumentation zu gewährleisten, sollten auch Verweislisten oder Referenztabellen aufgenommen werden. Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation wird vor allem von Auditoren und Zertifizierern erwarten. Dies setzt eine zuverlässige Dokumentenlenkung, eindeutige Bezeichnungen und definierte Termine voraus.

Bei der Erstellung der Dokumentation sollte man folgende Vorgehensweise beachten:

Aufnahme eines Prozesses mit Erstellen der Prozesslandkarte, -beschreibung und -visualisierung
Überarbeitung der Unternehmensziele und der Organigramme
Zuordnung der vorhandenen Regelungen und Dokumente
Identifizierung und Integration fehlender relevanter Aufgaben
Erarbeitung von Werkzeugen und Hilfsmitteln
Referenzierung zu relevanten Normelementen bzw. -forderungen

Zur besseren Handhabung der Gesamtdokumentation sollte eine hierarchische Ordnung angestrebt werden. Sie besteht aus

einem Systemteil in dem die Unternehmensstrategie (Leitbild, Vision/Mission), die Organisation (Unternehmensbeschreibung, Prozess-, Qualitäts-, Umweltschutz-, Arbeitsschutzorganisation, Organigramme), Ziele (betriebswirtschaftliche, Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutzziele), Methoden und Instrumente (Durchführung von Audits, Managementbewertung, KVP, Anwendung von Mana-gementwerkzeugen wie FMEA, Balanced Scorecard etc.) beschrieben sind,
einem Prozessteil mit den ausgearbeiteten Prozesslandkarten, Prozessablaufdiagrammen, Prozessbeschreibungen, Prozesszielen und Schnittstellendefinitionen
einem Hilfsmittelteil mit Checklisten, Aufgabenbeschreibungen, Formblätter, Betriebsanweisungen, Wartungspläne etc.
und einem Informationsteil mit den zu beachtenden Regelwerken (Normen, Rechtsvorschriften), Anlagenverzeichnis mit den erlaubnis- und genehmigungsbedürftigen Anlagen (nach AwSV/BImSchG), Emissions- und Gefahrstoffkataster, betriebliche Ökobilanzen etc.

Prozessorientierte Umweltmanagement-Dokumentation

Anforderungen und Hinweise aus der ISO 14001:2015 bzw. der Verordnung 1221/2009/EG (EMAS) i.V.m. EG-Verordnung 2017/1505 (Anpassung der EMAS-Verordnung an die ISO 14001:2015):

Kapitel	Titel	Inhalt der dokumentierten Information
Anh. II B.3 (EMAS)	Anhang I Umweltprüfung	- Bestimmung des Kontextes der Organisation - Erfassung der interessierten Parteien und Bestimmung ihrer relevanten Erfordernisse und Erwartungen - Ermittlung der geltenden rechtlichen Verpflichtungen im Umweltbereich - Erfassung direkter oder indirekter Umweltaspekte und Bestimmung derjenigen, die bedeutend sind - Bewertung der Bedeutung der Umweltaspekte - Bewertung der Rückmeldungen der Untersuchung früherer Vorfälle - Bestimmung und Dokumentation von Risiken und Chancen - Prüfung der angewandten Prozesse, Praktiken und Verfahren
4.3	Festgelegter Anwendungsbereich des UMSystems	- Der Anwendungsbereich des UMSystems muss definiert werden (z.B. im Handbuch) und ggf. interessierten Parteien zur Verfügung gestellt werden.
5.2	Umweltpolitik	- Angemessen in Bezug auf das Unternehmen - Verpflichtung zum Schutz der Umwelt - Verpflichtung zur Einhaltung bindender Verpflichtungen - Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung
6.1.1	Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen	- Risiken und Chancen identifizieren - Prozesse entsprechend planen
6.1.2	Umweltaspekte	- Umweltaspekte und die damit verbundene Umwelt-auswirkungen definieren - Kriterien, die zu deren Bestimmung verwendet werden, festlegen - daraus resultierende bedeutende Umweltaspekt aufzeigen
6.1.3	Bindende Verpflichtungen	- Bindende Verpflichtungen in Zusammenhang mit den festgestellten Umweltaspekten bestimmen - Anwendbarkeit auch bezüglich der Stakeholder definieren
6.2.1	Umweltziele	- Umweltziele festlegen und intern kommunizieren
7.2	Kompetenz	- Bestimmung der Kompetenzen für einzelne Tätigkeiten - Definition der Zuständigkeiten und Befugnisse
7.4	Kommunikation	- Art und Häufigkeit der internen und externen Kommunikation festlegen
7.5.1	Dokumentierte Information	- UMSystem beinhaltet die von der Norm geforderten als auch die vom Unternehmen als notwendig erachtete Dokumentationen (auch externer Herkunft)
7.5.3	Lenkung dokumentierter Information	- Verteilung, Zugriff, Auffindung, Verwendung - Ablage/Speicherung, Erhaltung - Überwachung von Veränderungen (Versionenkontrolle) - Aufbewahrung und Verfügung über weiteren Verbleib - Kennzeichnung und Lenkung externer Dokumente
8.1	Betriebliche Planung und Steuerung	- Dokumentation im notwendigen Umfang zur Steuerung von geplanten Prozessen aufbauen
8.2	Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr	- Dokumentation im notwendigen Umfang zur Steuerung von geplanten Prozessen (für den Fall einer Gefahr oder eines Notfalls) aufbauen
9.1.1	Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung	- Umweltleistungen müssen überwacht, gemessen, analysiert und bewertet werden
9.1.2	Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen	- Ergebnisse zur Bewertung der Einhaltung der Verpflichtungen müssen aufgezeichnet werden
9.2	Internes Audit	- Auditprogramm - Auditplan (ISO 19011) - Auditbericht
Anh. III (EMAS)	Interne Umweltbetriebsprüfung	- Berichterstattung über die Ergebnisse und Schluss-folgerungen der Umweltbetriebsprüfung
9.3	Managementbewertung	- UMSystem muss von der Leitung in regelmäßigen Zeiträumen geprüft und bewertet werden
10.2	Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen	- Beschreibung der Nichtkonformität - Ermittlung der Ursache - Korrekturmaßnahmen treffen - Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen
Anh. IV (EMAS)	Umweltberichterstattung	- Umwelterklärung - Kernindikatoren und andere bereits vorhandene einschlägige Indikatoren für die Umweltleistung - Öffentlicher Zugang - Lokale Rechenschaftspflicht

Weitere Hinweise, Hilfestellungen und unterstützende Methoden bietet die Norm ISO 14004. Die Kapitel-nummerierung folgt der Norm ISO 14001.